Devis pour déménagement de bureaux, locaux et transfert de siège
Introduction Déménagement d’entreprise :
Une activité entrepreneuriale qui prend de l’essor avec une forte productivité ? Le besoin d’agrandir ses locaux pour accueillir de nouveaux collaborateurs ? La nécessité de changer de cadre de travail ? L’utilité de conserver les différents biens de l’entreprise (mobiliers, matériels) ?… Tous ces éléments font qu’une entreprise sera tôt ou tard amenée à prendre la décision qui s’impose : déménager. Source de stress, une telle procédure ne doit pas se faire dans la précipitation. Il faut s’organiser en coordonnant les efforts de chacun, du secrétariat au dirigeant, en passant par l’ensemble des employés.
Qu’est-ce que le transfert d’entreprise ?
Le déménagement d’entreprise consiste au transfert collectif du lieu de travail. S’en suit un changement inévitable des conditions et du cadre de travail. Quelque soit la taille de l’entreprise, cette opération reste très délicate à mener. Elle requiert une démarche mûrement réfléchie, ordonnée et coordonnée. Le dirigeant de l’entreprise doit être en mesure d’instaurer une communication interne aboutie pour l’ensemble des départements de l’organisation. Parce que le déménagement d’entreprise ne s’opère pas à la légère, il faudra définir ce projet en matière d’inventaire, d’organisation et d’installation.
Un enjeu stratégique pour l’entreprise
Déménager une entreprise représente tout un enjeu stratégique. D’un côté, il faut aller vite pour pouvoir reprendre l’activité dans des conditions optimales. De l’autre, il faut prendre le temps de bien s’organiser. Les délais sont généralement serrés pour ce genre de procédure, ce qui peut pénaliser l’entreprise. Il faut être à la fois rapide et efficace. Il serait en effet difficile pour l’entreprise de perdre des dossiers cruciaux représentant tout le chiffre d’affaires de l’année ou de détériorer le matériel informatique au moment du déménagement. L’appel à des professionnels, aguerris aux exigences du déménagement d’entreprise, s’impose comme une évidence. Il faut optimiser la réalisation d’une telle opération.
Savoir-faire : le déménagement d’entreprise ne s’improvise pas
Le transfert d’entreprise repose sur des étapes essentielles à respecter. On ne s’improvise pas déménageur d’entreprise du jour au lendemain. La procédure est délicate et requiert un trio de compétences en matière d’organisation, de technique et de Droit. Rien ne doit être laissé au hasard.
Sur le plan de l’organisation
Chaque service de l’entreprise participe au déménagement, sous la voûte d’un représentant compétent et de confiance. Il faut combiner tous les efforts du personnel. La circulation de l’information reste indispensable, le fer de lance de la procédure.
Sur le plan de la technicité
Il est vital pour l’entreprise de mettre tout le matériel (informatique et mobilier) en sécurité pour un transport optimisé et dans de bonnes conditions. Repérer facilement les biens et les distinguer les uns des autres, pouvoir assurer la remise en service du parc informatique, autant de points à étudier et qui méritent l’appel à des professionnels du métier.
En matière de Droit
Des démarches et des formalités légales sont à remplir. L’entreprise change de siège social, d’emplacement. Les obligations administratives et contractuelles ne sont pas une banalité et doivent être réalisées à temps : préavis, changement d’adresse, abonnement téléphonique…. Des obligations sociales pèsent également sur l’entreprise. Autant de contraintes qui nécessitent une intervention professionnelle à la hauteur du challenge.
Maintenant que vous avez toutes les cartes en main, ne ratez pas votre déménagement d’entreprise.
Vous pourrez trouver dans ce guide le plein de conseils pour bien préparer votre déménagement d’entreprise. Cependant attention : Les lois étant en perpétuels changements, il est possible que certaines démarches administratives aient été rajoutées ou modifiées. Nous vous invitons donc à vous renseigner auprès du législateur!
Bonne lecture.
Avant le déménagement d’entreprise
Un transfert d’entreprise est stressant. Dès lors que la décision définitive de déménager est prise, il faut penser à tout avant la date butoir. Il convient de dresser un planning des opérations. Plus l’entreprise est grande en taille, mieux c’est de s’y prendre à l’avance. On ne déménage pas une entreprise de 10 personnes comme on en déménagerait une de 300 personnes.
Étude préalable : savoir se poser les bonnes questions
Pour bien préparer un déménagement d’entreprise, il convient d’évaluer tous les besoins, de déterminer la marche à suivre, de choisir un déménageur adapté à la situation de l’entreprise.
Quelle est la période idéale pour déménager son affaire ?
En règle générale, la période propice pour un déménagement d’entreprise est la fin de l’année fiscale. Une période de 12 mois nécessaire à l’entreprise pour publier son chiffre d’affaires et ses résultats, et ainsi calculer ses impôts à payer. Toutefois, les vacances scolaires d’été restent une bonne période pour entreprendre un tel déménagement. Pour ne pas perturber l’activité de l’entreprise, la véritable phase de transfert s’opère de préférence le week-end.
Combien va me coûter mon déménagement d’entreprise ?
Le transfert d’entreprise s’opère dans l’ensemble des départements de l’organisation (commercial, marketing, financier, ressources humaines…). Difficile d’évaluer le coût de la prestation, qui tient compte de plusieurs critères. Les frais à payer dépendront aussi du choix de la société de déménagement. Il est donc indispensable d’en démarcher plusieurs et de comparer les différents devis avant de faire un choix définitif. L’adage « le temps, c’est de l’argent » n’aura jamais été aussi véridique. Un mauvais timing peut en effet entraîner des pertes d’exploitation non négligeables. Et avec la nouvelle distance à parcourir pour les employés, les salaires subiront sûrement une augmentation.
Quel est le délai moyen pour accomplir mon déménagement d’entreprise ?
Pour une entreprise de moins de 100 personnes (micro-entreprises, TPE, PE), le délai moyen de préparation est estimé à un mois. Pour une entreprise de 100 à 300 personnes (ME, grandes entreprises), il est de deux à trois mois environ. Enfin, pour une entreprise de plus de 300 personnes (groupes d’entreprise, entreprises étendues), ce délai passe à six mois.
Quelles sont les règles de sécurité à respecter ?
Il faut définir toutes les règles de sécurité liées au transfert d’entreprise. La protection du parc informatique est au cœur de cette interrogation. Une opération délicate qui nécessite de sécuriser en amont le matériel informatique avant l’intervention des professionnels du déménagement.
Garder ou jeter les affaires obsolètes ?
Garder du vieux mobilier qui ne va pas servir ou de vieux papiers qui ne seront d’aucune utilité, va entraîner sans aucun doute une perte inutile de surface. Il en résulte des frais locatifs en plus. Il faut donc réfléchir et prendre une décision qui vous satisfasse en termes de surface et de budget.
La check-list pour mieux réussir un déménagement d’entreprise
Terme plutôt lié au domaine de l’aviation, la check-list se révèle indispensable à faire pour un transfert d’entreprise. Elle établit la liste des différents contrôles à effectuer, avant, pendant et après la procédure de déménagement. Son utilité : veiller en amont au bon déroulement des opérations en listant de façon chronologique, point par point, l’ensemble des tâches à accomplir pour un déménagement d’entreprise. Dans l’ordre :
· Réalisation de l’audit des locaux
· Dépôt du préavis pour les locaux anciens
· Prise de contact avec l’entreprise de déménagement
· Informer tout le personnel du déménagement à venir (chacun doit avoir un rôle à remplir)
· Tri des objets, dossiers, mobiliers et matériels à déménager
· Inventaire de l’ensemble du matériel (ce qu’il faut jeter, ce qu’il faut acheter…)
· Inventaire du parc informatique
· Gestion de l’étiquetage des biens
· Abonnement téléphonique et Internet
· Changement d’adresse
· Informer l’ensemble des collaborateurs du déménagement de l’entreprise
· Établissement des feuilles de route individuelles
· Ménage des nouveaux bureaux
· Déménagement
· Installation dans les nouveaux locaux
Dans le cas maximum, le préavis est fixé à 6 mois. La procédure peut paraître longue et éprouvante, mais une méthodologie s’impose pour mener à bien le transfert d’entreprise.
6 mois avant le déménagement
On est à J-180, le compte à rebours a commencé.
Établissement du cahier des charges
Établir minutieusement un cahier des charges est une étape primordiale et permet d’éviter les surprises de mauvais goût. En tant qu’instrument d’aide à la prise de décision, il sert à définir les besoins de l’entreprise en matière de contraintes. L’entreprise doit veiller à ce que son déménagement se fasse dans les délais pour ne pas nuire à sa rentabilité. Le cahier des charges en est le fil conducteur, avec définition des solutions humaines et techniques à mettre en œuvre pour arriver au résultat souhaité.
La présentation du cahier de charges
· Machines & équipements
Une approche quantitative s’impose quant aux volumes à transférer. Il faut également évaluer le degré de fragilité desdits biens et prendre les mesures de sécurité qui s’imposent.
· Contraintes
Le timing est-il convenable ? Il faut pouvoir opérer dans les temps pour ne pas nuire à l’activité entrepreneuriale. Il faut également prendre en compte en détails, toutes les spécificités liées aux différents sites d’intervention.
· Attentes
Que désire réellement l’entreprise ? Un schéma logistique intégral doit être spécifié en matière de type d’organisation, de communication interne et externe, de conditionnement, de manutention, de désinstallation du matériel informatique, de réinstallation.
La norme AFNOR NF X 50-815
C’est la norme d’Aide à l’élaboration du cahier des charges et des solutions techniques d’un déménagement d’entreprise. Elle aide à la constitution du cahier des charges à travers l’identification et l’expression des besoins.De là, la constitution du cahier des charges doit prendre en compte des éléments essentiels:
La description et présentation de l’entreprise avec les différents accès en plan (ascenseurs, parkings, escaliers, issues de secours…)
L’organisation de la visite de l’entreprise (locaux actuels et futurs locaux)
L’inventaire des effets à déménager
La définition du calendrier des opérations avec toutes les mentions nécessaires (aménagement, heures….)
Le choix du déménageur adéquat en se basant sur ses moyens humains et techniques
La délivrance des documents d’assurances (attestations….)
La définition du périmètre d’intervention du prestataire et du personnel en termes d’emballage et de déballage, de protection et sécurisation, de livraison et d’installation pour mener à bien les opérations
La planification de l’implantation des biens de l’entreprise
Trouver un nouveau local
Avant de signifier un départ au propriétaire des locaux actuellement occupés, il faut trouver d’abord un nouvel local commercial pour l’entreprise. Les dates de déménagement doivent concorder. Il faut donc faire la demandez de fiches de description au nouveau propriétaire ou l’intermédiaire (agence immobilière). Ces documents aident sereinement à la prise de décision. Rien ne doit être laissé au hasard : superficie, durée de location, charges à supporter, emplacement, caractéristiques techniques (dispositifs de câblage informatique, installation téléphonique…), système de chauffage et de climatisation… Par une contre-visite, on évalue avec exactitude l’état des lieux, indispensable avant la signature d’un contrat de bail. La présence d’un notaire ou d’un huissier de justice est indispensable. Le moindre défaut constaté est à signaler. Des travaux d’aménagement seront sans doute à faire. La date du début du chantier doit être fixée le plus rapidement possible. Avant de signer le contrat de bail, il incombe de vérifier que tout est conforme et en règle, avec toutes les dénominations et clauses indispensables.
Stockage et archivage
Il est indispensable d’externaliser la gestion des archives professionnelles. La sauvegarde des documents importants est nécessaire pour leur conservation en bonne et due forme. Un dossier de clients, des factures de prestataires de services (fournisseurs), des contrats et partenariats avec des sociétés paires…, autant de documents importants à garder en toute sécurité pendant des années entières. L’archivage peut se faire en mode numérique (sur supports DVD ou CD) ou sur papier (moins pratique). Le mieux serait d’adopter une solution numérisée qui mettra les archives à l’abri de tout sinistre. Des solutions de destruction sécurisée existent pour les documents non conservés.
Audit des locaux actuels et anciens
Il faut examiner en détails les locaux actuellement occupés par l’entreprise pour pouvoir informer le déménageur sur toutes les contraintes et obstacles rencontrés. Il y aura éventuellement des travaux de réparation à faire pour rendre ces locaux conformes au propriétaire des lieux. Dans de signer le contrat de bail commercial des nouveaux locaux, une étude à la loupe permet de déterminer les travaux nécessaires à faire pour pouvoir accueillir l’activité de l’entreprise. Ces travaux sont à réaliser avant le déménagement. La capacité d’accueil est importante, tout comme les aspects sécuritaires.
Cadre juridique : formalités légales
Pour un transfert d’entreprise, il convient de bien maîtriser le cadre juridique.
La communication interne
L’entreprise est tenue par une obligation légale, d’informer les représentants des salariés : délégué du personnel, syndicat, CHSCT…. Pour l’annoncer aux employés, les ressources internes de l’entreprise peuvent être utilisées : site Intranet, journal interne…
Le contrat de transport
L’établissement d’un contrat de transport est indispensable pour un déménagement externe. Il est en ligne directe avec le contrat de déménagement. Comme le prévoit le Code du Commerce, les entreprises de déménagement sont soumises à l’obligation de fournir un résultat probant et bien déterminé. S’il y a préjudice, la responsabilité du déménageur est engagée dès lors que le résultat escompté n’est pas atteint, sauf exceptions (cas de force majeure, dégradation à l’origine…). Dans ces cas, le déménageur sera dégagé de toute responsabilité. L’entreprise n’aura d’autre choix que de se tourner vers une assurance avec garantie supplémentaire.
Le plan de prévention
Il doit obligatoirement être rédigé conformément aux règles fixées par le Code du Travail pour tous travaux dangereux. Ce dernier stipule clairement les obligations de chaque intervenant dans le processus de déménagement d’entreprise. Il retrace toutes les mesures qui seront appliquées pour garantir leur sécurité.
Le protocole de sécurité
Depuis l’année 1992, la rédaction du protocole de sécurité dans le cadre du transport est devenue obligatoire. Il est donc indispensable de la prévoir avec le déménageur. Il s’agit d’une démarche indispensable pour l’analyse des risques encourus.
Les autorisations administratives
La demande d’autorisations administratives est primordiale pour effectuer un transfert d’entreprise dans les meilleures conditions, sans être tout le temps arrêté par la police ou devoir se justifier à chaque kilomètre parcourue. Les autorisations administratives sont importantes notamment en cas de stationnement gênant, pouvant perturber la circulation. Les autorisations pour un transfert nocturne ou durant le week-end pour un déménagement en temps caché, sont nécessaires également.
La lettre de voiture
Il s’agit d’une lettre obligatoire signée par l’entreprise et le déménageur. Son rôle est d’assurer la responsabilité du transport de l’ensemble des biens de l’organisation. En cas de contrôle routier au moment du transport, le déménageur peut s’en servir comme justificatif. L’Article 133-1 du Code du Commerce prévoit que : »Le voiturier est garant de la perte des objets à transporter, hors les cas de force majeure. Il est garant des avaries autres que celles qui proviennent du vice propre de la chose ou de la force majeure. Toute clause contraire insérée dans toute lettre de voiture, tarif ou autre pièce quelconque est nulle. »
La déclaration de valeur des biens à déménager
Pour son propre intérêt, l’entreprise est tenue de fixer le montant de la garantie contractuelle à travers l’établissement de la déclaration de valeur. Si un dommage est causé par l’entreprise de déménagement par faute professionnelle, il est indispensable de l’avoir. Obtenir réparation se révèlera bien plus facile. Sans quoi, le déménageur optera directement pour le montant forfaitaire fixé à la base dans ses conditions générales de vente.
L’émission des réserves suite à la livraison des biens
Lorsque l’on réceptionne des effets de ce genre, il est fortement recommandé au moment de la livraison des biens et mobiliers de l’entreprise, d’émettre des réserves sur le bordereau de livraison. En effet, les biens livrés ne seront peut-être pas conformes. D’autres peuvent manquer ou simplement être abîmés. On doit donc déballer immédiatement les affaires et signaler tout manquement sur le bordereau de livraison. Ces réserves sont des protestations à confirmer par lettre écrite en courrier commandé avec AR.
La confirmation des dommages causés
Lorsque l’on constate des dommages et dégradations sur les effets déménagés, vous disposez d’un délai de 3 jours après la livraison, pour informer l’entreprise de déménagement. Le cachet de la Poste faisant foi et pour plus de sûreté, faites directement parvenir l’information au siège de l’entreprise de déménagement par lettre recommandée avec accusé de réception.
Le préjudice immatériel pour retard
Lorsque l’entreprise de déménagement ne livre pas dans les temps un bien nécessaire à l’activité entrepreneuriale, ou que ce bien a simplement disparu, il est primordial de préciser au préalable, toutes les modalités de réparation du préjudice immatériel causé.
Le contrat de travail des salariés
Les contrats de travail des salariés bénéficieront sans doute de mise à jour. Nouvel emplacement oblige, de nouveaux dispositifs seront pris en fonction de la distance à parcourir chaque jour pour se rendre au travail. L’entreprise doit donc préparer les avenants aux contrats de travail des employés avec l’aide de son conseiller juridique social (avocat).
Dépôt du préavis
On ne rompt pas un contrat de bail commercial à la légère. Il faut respecter le délai de préavis et faire parvenir sa lettre recommandée avec accusé de réception en temps et en heure. En effet, la période de préavis peut courir jusqu’à six mois. Et si les délais ne sont pas respectés, cela peut revenir très coûteux. Il est indispensable de lire toutes les clauses figurant dans le contrat de bail actuel (y compris celle du préavis), sans quoi, la facture risque d’être très salée. Un état des lieux permettra également d’évaluer les dépenses à faire pour restaurer les locaux actuels.
3 mois avant le déménagement
On est à J-90, il faut accélérer le rythme.
Choix de l’entreprise de déménagement
Parce que l’entreprise ne doit subir aucun trouble ou dysfonctionnement pouvant nuire à son activité, le choix du déménageur est primordial. Les prix des prestataires en déménagement d’entreprise peuvent varier de façon significative. Pour bénéficier d’un excellent rapport qualité/prix, il serait mieux de prendre contact avec au moins trois prestataires dont le cœur de métier est le transfert d’entreprise. Étudiez minutieusement les offres de chacun, en matière de transfert informatique, administratif et de mobilier. Comment évaluer la qualité de service du déménageur ? Telle est la question.
Savoir-faire du déménageur
L’entreprise de déménagement doit pouvoir répondre aux attentes de l’entreprise. Avec des solutions fiables et sécuritaires, du sérieux, de bonnes garanties, de la rapidité, du professionnalisme à toute épreuve, de la discrétion, la qualité d’expert de l’entreprise ne sera plus à démontrer. Un bon déménageur doit être à l’écoute de ses clients. Il doit pouvoir leur apporter des conseils. Et surtout, il doit être réactif et opérationnel face à n’importe quelle situation. Ses solutions humaines et techniques feront la différence.
Expertise
L’entreprise de transfert d’entreprise doit avant toute chose, étudier les besoins de l’entreprise qui souhaite déménager son activité. La prise de contact est essentielle et cette évaluation permet de définir les principes de base de la procédure. Il n’y a pas d’approximation ou de doute à avoir dans une telle procédure, mais de l’exactitude. La cellule d’étude et conseil du déménageur permettra une analyse détaillée de la situation à gérer.
Efficacité
Pour un transport en toute sérénité et en toute sécurité, le déménageur doit avoir des techniques bien rodées d’emballage. Le tout réside également dans le choix des matériaux d’emballage en accord avec la nature de chaque produit. De la préparation à l’étiquetage pour le repérage, en passant par la manutention et l’installation, tout doit être défini au millimètre.
Réputation
Parce que le déménagement d’entreprise ne s’improvise pas, il faut choisir un déménageur avec de solides références, reconnu par la profession et par ses pairs. Une société de déménagement affiliée à l’Association Française du Déménagement d’Entreprise (AFDE) suite une charte de qualité déterminée pour répondre à toutes les exigences.
Assurance contre les risques
Le risque n’étant jamais nul pour ce genre de manipulation, il est primordial d’avoir l’assurance contractuelle qui puisse couvrir tous les risques. La société de déménagement doit pouvoir garantir ses services du début à la fin de ses prestations. Une protection efficace qui puisse fournir une sécurité optimale pour l’ensemble de vos biens à déménager.
Quoi qu’il en soit, étudiez à la loupe toutes les conditions générales de vente de l’entreprise de déménagement. Vérifiez si toutes les clauses sont présentes.
Informer le personnel de l’entreprise
C’est le moment d’informer l’ensemble des salariés du nouveau départ de l’entreprise, à commencer par le déménagement de son activité. Pour qu’elle soit une réussite, une communication interne avec des informations utiles et pertinentes s’impose. Il est important d’éviter les bruits de couloir, les informations erronées ou les ragots. En effet, le succès d’une entreprise revient à l’ensemble du personnel. Et la participation de chacun ne fera que consolider le projet. Il est important d’expliquer, de rassurer le personnel sur ce changement. Certains peuvent y voir des prémices à la faillite ou au licenciement, alors qu’il n’en est rien. Organisez des réunions informatives avec l’ensemble des départements de l’entreprise. Expliquez l’enjeu d’une telle opération et définissez clairement le rôle de chacun.
Organisation de la mise en carton
L’entreprise doit pouvoir compter sur ses salariés. Il est important de procéder à l’identification des relais internes pour optimiser l’organisation. Pour ce faire, l’entreprise doit désigner dans chacun de ses départements, un correspondant pour le transfert. Celui qui sera le maestro de son service, qui supervisera la coordination des actions. Il sera la liaison entre la direction et l’ensemble des employés. Pour optimiser le tri des effets de l’entreprise, la location d’un box de stockage peut se révéler nécessaire ainsi que la pose d’étiquettes sur les cartons. Ces derniers doivent être terminés au plus tard la veille du jour programmé pour le déménagement de l’entreprise. Commandez les fournitures nécessaires au déménagement : cartons de différentes tailles, rouleaux de ficelles, étiquettes, marqueurs, boîtes à archives, rubans adhésifs, rouleaux de film à bulles, sacs poubelles solides, classeurs, porte-documents…En bref, tout le nécessaire pour optimiser l’emballage et la mise en carton.
2 mois avant le déménagement
On est à J-60, le temps presse.
État des lieux des anciens locaux : anticipation
Avant de quitter les anciens locaux, il faut restituer les lieux conformément au contrat de bail. Il y aura sûrement des travaux à réaliser : lumières, peinture et papier peint, grand nettoyage… Acquittez-vous de ce que devez au propriétaire des lieux.
Réalisation des travaux du nouvel emplacement
Si nécessaires, des travaux seront à réaliser dans les nouveaux locaux pour les préparer à accueillir les bureaux de l’entreprise : câblage, peinture, mise en place de claustra… Contactez d’avance votre prestataire et demandez un devis des travaux à faire. Prévoyez plusieurs pour pouvoir les comparer. Vous devez rencontrer les maitres d’œuvre afin de chiffrer le coût de l’aménagement à faire.
Inventaire des biens de l’entreprise
Mobiliers
L’évaluation en nombre et en qualité de vos mobiliers est une phase importante dans la réalisation de votre projet de déménagement d’entreprise. L’inventaire vous permet de quantifier et de qualifier vos biens à transférer, de connaître ceux qui sont obsolètes et doivent être jetés. Il fait également cas des manques et donne une idée sur l’acquisition de nouveaux mobiliers.
Équipements informatiques
Le parc informatique représente le noyau de l’entreprise. Une attention particulière doit y être apportée. La sécurisation du matériel informatique doit être au cœur des préoccupations. Avec des données sensibles à protéger, des serveurs qui représentent toute la vie et l’activité de l’entreprise…, l’urgence est de procéder à l’inventaire de tout cet ensemble et d’en assurer sa sécurisation. L’audit de la salle machine est une opération qui permet de définir la traçabilité de chaque poste. Lors de l’inventaire, il faut identifier chaque poste par rapport à l’utilisateur concerné. S’il est possible de procéder à l’enlèvement du matériel informatique vous-même avec l’aide du département informatique, faites-le. Dans le cas contraire, contactez une société de déménagement dont c’est le ressort. Dans tous les cas, il faut prévoir un plan de remise en marche (tests, branchements…).
1 mois avant le déménagement
On est à J-30, ce n’est pas le moment de fléchir.
Tri des équipements et mobiliers
Vous êtes à 30 jours du déménagement de l’entreprise. Le compte à rebours a commencé. Une fois toutes les formalités remplies, procédez au tri des équipements et des mobiliers. La nécessité est de prévenir les employés en amont pour qu’ils aient le temps de faire le nettoyage, le tri ainsi que l’archivage des affaires.
Gestion de l’étiquetage sur les sites
Pour réussir l’emballage et le déballage, il incombe d’optimiser la gestion de l’étiquetage des biens de l’entreprise. On saura ainsi plus facilement où chaque bien ira dans les nouveaux locaux. C’est pour cette raison que la réalisation du plan d’implantation par les professionnels est nécessaire. Il est le résultat d’un repérage minutieux des lieux. L’étiquetage sur les sites de départ et d’arrivée se fait généralement à travers des codes couleurs. Ainsi, chaque membre du personnel ou chaque département de l’entreprise dispose d’un code spécifique pour le repérage facile des affaires liées.
Sécurisation du matériel informatique
Le matériel informatique est très sensible à la moindre poussière, encore plus à un déménagement de cette envergure : boîtiers d’ordinateurs, écrans d’ordinateur, câbles informatiques…. Chaque membre de l’entreprise doit disposer d’étiquettes à son nom. Ces dernières seront apposées sur ses effets personnels. De plus, la vérification de la sauvegarde informatique est nécessaire pour plus de sûreté. Définissez des mots de passe efficaces pour vos postes d’administrateur, notamment pour les ordinateurs de bureau. Chaque membre du personnel est prié d’emporter directement certains équipements sensibles (ordinateurs portables, agendas électroniques…). Il n’est pas nécessaire que ces derniers transitent par des inconnus, même professionnels.
Installation téléphonique et Internet
Rendez opérationnels dans l’immédiat vos services. L’installation de la nouvelle ligne téléphonique s’impose dans les nouveaux locaux. Par la même occasion, faites votre abonnement à Internet chez le fournisseur de votre choix. Chaque bureau devra être équipé.
Changement d’adresse
À 30 jours du départ, vous devez faire le nécessaire concernant votre changement d’adresse. Prévoyez votre campagne d’information au bon moment (e-mailing ou faxing). Prévenez les organismes essentiels : URSSAF, Sécurité Sociale, Caisse de retraite, mutuelles et assurances, préfecture, Centre des impôts, Trésorerie et administrations compétentes. Informez éventuellement la presse ainsi que l’ensemble de vos prestataires et vos fournisseurs de votre nouvelle adresse. Il serait en effet dommage de perdre des partenaires privilégiés ou de ne pas recevoir des courriers de haute importance pour un oubli de changement d’adresse. Si l’entreprise dispose d’un parc de véhicules professionnels, l’établissement de nouvelles cartes grises est indispensable, surtout en cas de changement de département. Renseignez-vous à la Préfecture. N’oubliez pas de faire modifier vos contrats de prestations de service (EDF, GDF, abonnement téléphonique, entreprises de location de matériel industriel, La Poste…). Vos clients, ceux qui font la pérennité de l’entreprise par leur fidélité, leurs achats, doivent être tenus informés. Pour finir, programmez la mise à jour des documents externes de l’entreprise : signalétique, cartes de visite, plan d’accès…
2 semaines avant le jour J
On est à 14 jours du déménagement, la dernière ligne droite.
Établissement de la feuille de route
Rien ne doit plus être laissé au hasard. Il faudra exposer clairement à chaque employé ce qu’il devra faire pour que ce déménagement soit une réussite. Il est du rôle de la direction d’établir des feuilles de route individuelles, avec des explications concrètes et des consignes à respecter.
Nettoyage
L’entreprise de nettoyage que vous aurez engagée pour faire le grand ménage devra rendre impeccables et accueillants les nouveaux locaux. C’est le moment propice pour la faire intervenir. Tout doit être propre et bien ordonné afin d’accueillir les affaires. Que des travaux aient eu lieu ou pas, le nettoyage est plus que nécessaire (poussière, toile d’araignée…).
La veille du déménagement d’entreprise : s’apprêter à partir
Le stress est à son comble. Il faut que tout soit prêt à ce moment là. Chacun connaît son rôle, le déroulement des opérations de transfert et d’installation. Plus que quelques heures à patienter.
Pendant le déménagement d’entreprise : le jour J
1. Protection des locaux et des accès
2. Phase d’emballage
3. Déménagement de l’informatique
4. Opérations : chargement, transport et emménagement
5. Intervention de l’entreprise de nettoyage
C’est enfin le grand jour, celui du transfert de l’entreprise. Il est temps pour les déménageurs de mettre en œuvre leur savoir-faire en prenant les commandes des opérations. Tous les efforts devront se combiner pour opérer dans les temps, afin que la vie de l’entreprise puisse reprendre normalement son cours.
Protection des locaux et des accès
La protection des sites ne doit pas être anodine. Elle s’opère du sol (pour ne pas laisser de traces) aux parois des ascenseurs, en passant par les couloirs, les chemins de roulement, les escaliers… Les angles des murs doivent être renforcés par des cornières cartonnées.
Phase d’emballage
La réalisation de l’emballage doit être définie préalablement. Chacun sait ce qu’il doit faire. On procède au démontage des meubles ainsi qu’à leur emballage. Des mesures sont prises pour ne pas les abîmer. On sécurise le matériel informatique. On met en sûreté les documents et les effets personnels. Pour réaliser les emballages, l’entreprise de déménagement dispose d’arsenal de pointe : cartons protégés, portes-armoires, caissons sécurisés… Au fur et à mesure de la procédure d’emballage, l’étiquetage se fait afin d’assurer une remise en place correcte sur le site d’arrivée.
Déménagement de l’informatique
La prise en charge du parc informatique est périlleuse, car il représente l’ensemble des machines. On emploie des caisses informatiques spéciales, protégées et sécurisées. Une fois arrivé au nouvel emplacement de l’entreprise, l’ensemble subi des tests de mise en service et des paramétrages de reconnexion pour s’assurer de l’opérationnalité. En règle générale, il est préférable de procéder au transfert de la salle machine en temps masqué.
Opérations : chargement, transport et emménagement
Tous les biens de l’entreprise passent ensuite par la phase de manutention. Ils sont chargés dans les camions vers leur destination finale, à savoir les nouveaux locaux. L’entreprise de déménagement s’en charge, avec des professionnels en manutention lourde : son équipe de portage aguerrie aux poids-lourds. La rotation des véhicules de transport s’effectue entre les deux sites. Sur place, à l’accueil, une équipe est responsable du déchargement des biens. Une fois à l’arrivée, le plan d’implantation combiné à l’étiquetage permettra d’installer chaque poste de travail.
Intervention de l’entreprise de nettoyage
Après que tout ait été transféré, l’entreprise de nettoyage sera chargée de procéder au nettoyage des locaux anciens pour les restituer en bonne et due en forme au propriétaire. Il n’y a pas de mal non plus à la faire intervenir avant l’installation définitive du personnel dans les nouveaux bureaux, même si un nettoyage a été opéré deux semaines plutôt.
Après le déménagement d’entreprise
1. Réinstallation de l’entreprise
2. Bilan post déménagement
3. Mise en place d’une cellule de support
4. Inauguration des nouveaux locaux
Conclusion sur le transfert d’entreprise
Maintenant que le transfert d’entreprise est fait, le plus dur reste à venir. Il faut tout réinstaller dans les locaux : matériels informatiques, mobiliers… La vie de l’entreprise doit normalement reprendre son cours.
Réinstallation de l’entreprise
Cette phase de réinstallation de l’entreprise consiste au déballage, montage et installation du mobilier. Le matériel informatique doit être correctement installé et vérifié à travers la reconnexion au réseau, le paramétrage. Plusieurs tests doivent être réalisés pour s’assurer de son bon fonctionnement. En ce qui concerne les effets personnels des employés de l’entreprise, ils sont remis à leur place pour chaque poste, en accord avec le plan d’implantation. Rien ne doit être laissé en hasard quant au rangement des dossiers, des matériels, des documents…
Bilan post déménagement
L’achèvement du déménagement d’entreprise se concrétise par un bilan général. On doit alors se poser les bonnes questions tant qu’il est encore temps et procéder à toutes les vérifications nécessaires. Chaque poste doit alors faire l’objet d’une visite minutieuse pour s’assurer de son état global : mobiliers, équipements, salle serveur, postes salariés… On se base sur l’inventaire et le plan d’implantation pour s’assurer de la conformité de l’aménagement.
Mise en place d’une cellule de support
Que peut apporter la cellule de support ? Elle se révèle efficace pour régler tous les problèmes rencontrés lors du processus de déménagement d’entreprise. Indispensable donc pour obtenir réparation en cas de dommages causés. La mise en place d’une cellule de support peut être établie sur une courte période de sept jours, le temps de régler tous ces problèmes : matériels détériorés, documents perdus, ligne téléphonique non fonctionnelle, Internet non disponible…
Inauguration des nouveaux locaux
L’heure est maintenant à la fête. Pensez à organiser une petite réception pour l’ensemble de vos collaborateurs importants : partenaires, fournisseurs, clients… Mais tout doit être impeccable avant. Prenez le temps de tout bien organiser. Ce n’est qu’à ce moment là que les invitations pourront partir, avec demande de confirmation de la présence.
Un déménagement d’entreprise n’est pas une opération à prendre à la légère. C’est tout un bouleversement qui survient, dans le bon sens du terme. Il suit une procédure déterminée, étape par étape. Une telle démarche demande des efforts combinés de l’ensemble des collaborateurs de l’’entreprise. Mais étant nécessaire, le transfert d’entreprise permettra à l’organisation de partir sur de bonnes dispositions afin de mieux développer son activité.